CARA MENULIS SURAT RESMI

Cara Menulis Surat Resmi

Penulisan bagian-bagian surat dinas adalah sebagai berikut:

1. Kepala Surat

Kepala surat yang lengkap terdiri atas:

1.      Nama Instansi

2.      Alamat Lengkap

3.      Nomor Telepon

4.      Nomor Kotak Pos

5.      Lambang atau Logo

Dalam penulisan kepala surat hendaklah diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a.         Nama Instansi jangan disingkat, misalnya Biro Diklat,   Depdiknas, Badan Bimas, tetapi Biro Pendidikan dan Pelatihan, Departemen Pendidikan Nasional, Badan Bimbingan Masyarakat.

b.         Kata jalan jangan disingkat Jln. Atau Jl.

Tetapi jalan.

c.         Kata telepon hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu telepon, bukan Tilpun atau Telpun dan jangan pula disingkat Tlp., Tilp., Telp.

d.        Kata kotak pos ditulis Kotak Pos dan jangan disingkat K. Pos, Kotpos, atau P.O. Box.

e.         Logo atau lambang disertakan apabila ada.

Contoh :

           

 

 

 

2.      Penulisan Nomor, Lampiran, dan Perihal

Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital.

Nomor, lampiran, dan prihal (hal) diikuti oleh tanda titik dua yang ditulis secara estetik ke bawah. Penulisan No dan Lamp. Harus taat asas.

Nomor surat merupakan petunjuk pencatatan bagi petugas administrasi, petunjuk yang mempermudah dalam pengaturan/pencarian surat, dan petunjuk perihal jumlah surat yang keluar dalam satu periode tertentu.

Kata Nomor diikuti oleh nomor berdasarkan nomor urut surat dengan kode yang berlaku pada instansi pengiriman surat. Nomor surat dan kode surat uang dibatasi garis miring ditulis rapat tanpa spasi dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda hubung.

Contoh:

	Nomor   :  421.2/25-SD/III/2011  atau No.  :  421.2/25-SD/III/2011

 

           

                        Penulisan hal hendaklah menggambarkan pesan yang ada dalam isi surat.

	Hal  :  Permohonan tenaga pengajar

 

3.      Tanggal Surat

Tanggal surat ditulis secara lengkap, yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan huruf, dan tahun ditulis dengan angka.

Contoh :

	22 Maret 2011 10 Mei 2011

 

4.      Penulisan Alamat Surat

Penulisan alamat surat ada dua bentuk, yaitu:

a.       Bentuk alamat yang ditulis di sebelah kanan atas (terletak di bawah tanggal bulan, dan tahun surat).

b.      Bentuk alamat yang ditulis di sebelah kiri atas (terletak di bawah bagian hal).

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menulis alamat surat adalah sebagai berikut:

a.       Penulisan nama penerima harus cermat dan lengkap, sesuai kebiasaan yang dilakukan oleh yang bersangkutan (pemilik nama).

b.      Nama diri penerima diawali huruf kapital pada setiap unsurnya, bukan menggunakan huruf kapital seluruhnya.

c.       Penulisan alamat penerima surat juga harus cermat dan lengkap secara informatif.

d.      Penulisan kata kepada sebelum Yth. Tidak diperlukan karena kata kepada berfungsi sebagai penghubung antarbagian kalimat yang menyatakan arah.

e.       Kata sapaan hendaknya ditulis penuh seperti: Bapak, Ibu, Sdr.

f.       Nama gelar seperti: Drs., Dr., dr., atau pangkat tidak boleh mengikuti sapaan.

g.      Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai nama jabatannya atau nama jabatannya saja dan bukan nama instansinya.

Contoh:

	Yth. Bapak M. Ali Kepala Biro Tata Usaha Departemen A Jalan Pattimura Raya 17 Jakarta

 

5.      Penulisan Salam Pembuka

Penulisan salam pembuka ditulis dengan huruf aweal kapital (Dengan).

Huruf pertama kata hormat huruf kecil, bukan huruf kapital (hormat)

Pada akhir salam pembuka, dibubuhkan tanda koma (,) bukan tanda titik atau titik dua (Dengan hormat,)

Jika salam pembuka Assalamualaikum warohmatulohiwabarokatuh ditulis lengkap dengan diikuti tanda koma atau disingkat Assalamualaikum w.w.,

Contoh:

	Salam sejahtera, Saudara…., Saudara…. yang terhormat, Ibu… yang terhormat, Bapak ..... yang terhormat,

 

6.      Isi Surat

Secara garis besar, isi surat terbagi atas tiga bagian, yaitu paragraf pembuka, paragraf isi, dan paragraf penutup.

a.      Paragraf Pembuka

      Paragraf pembuka mengantarkan isi surat yang akan diberitahukan, misalnya pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan, atau permintan.

Contoh:

	1)   Kami ingin memberitahukan kepada Saudara bahwa ..... 2)  Salah satu proyek penelitian adalah meneliti sastra Jawa.  Sehubungan dengan itu ........

 

1)      Paragraf Isi

      Paragraf isi mengemukakan hal yang perlu disampaikan kepada penerima surat. Isi surat harus singkat, lugas, dan jelas.

      Contoh:

	Surat Anda telah kami terima. Sehubungan dengan itu, kami ingin memberitahukan hal berikut.

 

2)        Paragraf Penutup

Paragraf penutup merupakan simpulan kunci isi surat, dan dapat mengandung harapan penulis surat atau berisi ucapan terima kasih kepada penerima surat.

Contoh:

	1) Atas perhatian Saudara, kami mengucapkan terima kasih 2) Atas perhatian dan kerja sama Saudara, kami mengucapkan terima kasih. 3)  Mudah-mudahan jawaban kami dapat memuaskan Saudara.

 

7.      Penulisan Salam Penutup

Huruf pertama kata Hormat, Salam, dan Wassalam ditulis dengan huruf kapital.

Pada akhir salam penutup dibubuhkan tanda koma, bukan tanda titik, atau tanda baca lain.

Contoh:

	Hormat saya, Salam takzim, Hormat kami,