Pentingnya Menulis Surat
Sejak zaman prasejarah manusia telah mengenal
surat. Mulai dari bentuk yang sederhana
berupa lembaran daun kering, lempengan tulang-belulang, serpihan kayu, hingga
kertas yang berbungkus amplop. Zaman pun
berganti, kini media komunikasi surat semakin tergeser oleh hadirnya alat
telekomunikasi yang lebih canggih. Di
awal abad 21 Alexander Graham Bell menemukan alat yang bernama telepon. Kini telepon berkembang menjadi faksimili,
telepon seluler, dan e-mail.
Namun, hakikat
berkomunikasi melalui surat jelas sangat berbeda dengan berkomunikasi melalui
telepon, SMS (Short Message System), bahkan chatting via
internet. Menurut O. Setiawan Djuharie,
dkk. dalam “Surat-Menyurat Serbaguna,
Panduan Korespondensi Bahasa Indonesia”, beberapa kelebihan surat dibandingkan media
komunikasi yang lain adalah
a. Biaya relatif murah;
b. Tidak terikat tempat dan waktu;
c. Dapat diarsipkan sebagai tanda bukti;
d. Pesan sampai ke tujuan sesuai dengan sumbernya;
e. Pesan dapat dibaca berulang-ulang.
Selain memiliki
beberapa kelebihan di atas, menulis melalui media surat memiliki kekhasan
tersendiri. Menulis melalui media surat tidak terkekang oleh batas karakter
huruf.
Pengertian
Surat
Dalam (KBBI) Kamus
Besar Bahasa Indonesia edisi ke-3, surat (n) adalah kertas yang bertulis (berbagai isi dan
maksudnya). Kata surat berbeda
maknanya dengan kata surat-menyurat. Kata surat-menyurat masih menurut KBBI
adalah (1) berkirim-kiriman surat dan (2) perihal tulis menulis
(karang-mengarang) surat. Istilah
surat-menyurat dalam KBBI dipadankan dengan istilah korespondensi.
Dengan demikian,
kata surat baru bermakna tulisan yang berisi pesan atau informasi dalam secarik
kertas. Sedangkan kata korespondensi
lebih pada pemaknaan surat yang dikirimkan dan mendapatkan balasan sehingga
terjadi timbal balik dalam proses menulis surat itu.
Menurut Djuharie,
dkk. ada beberapa definisi surat jika diklasifikasikan menjadi beberapa
kriteria. Beberapa kriteria pembagian
surat itu berdasarkan (1) sifat isinya, (2) wujud penuturannya, dan (3)
fungsinya.
Definisi surat berdasarkan sifat isinya
adalah jenis karangan paparan, sebab pengirim surat mengemukakan maksud dan
tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkannya dan dirasakannya melalui
surat. Berdasarkan wujud penuturannya,
surat merupakan percakapan tertulis, dari seseorang kepada seseorang, dari
seseorang kepada lembaga, dari lembaga kepada lembaga. Apabila ditinjau menurut fungsinya, maka
surat bermakna “sarana komunikasi tertulis, komunikasi itu bisa berupa
pengumuman, pemberitahuan, keterangan, dan sebagainya (2001:11).
Fungsi Surat
Selain sebagai alat komunikasi tertulis, Djuharie,
dkk. (2001:12) dalam sumber yang
sama pun menjelaskan beberapa fungsi surat lainnya. Berikut
adalah beberapa fungsi surat
selain sebagai alat komunikasi.
a. Surat sebagai wakil penulis.
b. Surat sebagai alat bukti historis.
c. Surat sebagai pedoman pelaksanaan kerja.
d. Surat sebagai pengingat.
e. Surat sebagai alat bukti tertulis.
f. Surat sebagai alat untuk memperpendek jarak dan
penghemat tenaga.
Butir
‘c’ lebih dispesifikasikan sebagai salah satu fungsi surat resmi atau surat yang dikeluarkan oleh lembaga kepada
lembaga, perseorangan kepada lembaga atau sebaliknya.
Fungsi surat
sebagai wakil penulis artinya surat adalah wakil dari curahan gagasan, perasaan
dan pengalaman penulisnya. Dalam surat
pribadi fungsi surat ini lebih menonjol.
Fungsi surat
sebagai alat bukti tertulis artinya surat tidak akan lapuk oleh perkembangan
zaman. Surat tidak akan dihapus karena
kapasitas penyimpan pesan yang penuh, atau surat tidak akan lenyap seketika
karena hardisk komputer yang hang.
Fungsi surat
sebagai bukti historis artinya surat akan menjadi saksi sejarah bahwa pada
tanggal, hari, dan tahun sekian pernah terkirim sebuah kabar tentang suatu hal
yang penting. Surat pun akan menjadi
saksi sejarah kehidupan di masa tua.
Fungsi surat
sebagai pengingat artinya surat akan menjadi bagian kenangan hidup yang abadi. Surat yang telah dikirim beberapa tahun silam
akan menjadi kenangan hari ini. Surat
yang dikirim hari ini akan menjadi kenangan atau pengingat di beberapa tahun
mendatang.
Terakhir, fungsi
surat sebagai alat untuk memperpendek jarak dan menghemat tenaga artinya surat
adalah alat yang praktis dan ekonomis.
Menulis surat hanya membutuhkan secarik kertas, sebuah amplop, sebuah perangko
dan sebuah pena. Setelah itu, penulis langsung mengutarakan
tujuannya mengirim surat dalam kalimat-kalimat yang tidak terbatas kemudian
mengirimkannya melalui kantor pos.
Jenis-jenis Surat
Ada
beberapa kategori untuk mengklasifikasikan jenis-jenis surat. Namun, dalam penelitian ini, hanya akan
dipilih tiga kriteria pengklasifikasian jenis-jenis surat. Menurut Djuharie, dkk. (2001:13), tiga klasifikasi itu adalah berdasarkan (1)
wujud surat, (2) pembuat surat, dan (3) pesan surat.
Klasifikasi jenis-jenis
surat berdasarkan wujud surat dibagi menjadi empat macam:
1. Kartu pos
Kartu
pos adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10x15 cm. Lembaran
kertas ini biasanya tebal sehingga berbentuk kartu. Kegunaan surat melalui kartu pos untuk menyampaikan
pesan yang singkat dan pesan dapat diketahui oleh orang lain.
2. Warkat pos
Warkat pos berupa
surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas cetakan yang dapat dilipat
menjadi amplop. Jadi lembaran kertas warkat pos juga merupakan bagian
amplopnya. Kegunaan surat ini untuk menyampaikan pesan yang lebih panjang namun
tidak boleh diketahui isinya oleh orang luar. Warkat pos dapat dibeli di kantor
pos. Namun, kini jarang orang yang
menggunakannya
3. Telegram
Telegram disebut
juga sebagai surat kawat. Surat jenis
ini adalah surat yang dikirim dari pesawat telelegram dengan waktu dan pesan
yang relatif singkat. Telegram terdiri atas telegram umum, telegram dinas, dan
telegram biasa. Telegram semakin jarang digunakan bahkan mungkin tidak
digunakan lagi sama sekali. Posisi
telegram kini lebih digantikan oleh maraknya pengguna telepon seluler yang bisa
menyampaikan pesan melalui SMS (Short Message System).
4. Surat bersampul
Surat bersampul
adalah surat yang dibungkus oleh amplop tertutup. Surat ini berisi berita yang lebih lengkap
dan luas. Isi surat pun dirahasiakan
dari orang lain. Melalui surat bersampul inilah orang bisa
menyampaikan informasi sedetail-detailnya dan sebanyak-banyaknya. Surat bersampul dikirim dengan perangko
dengan variasi harga yang berbeda. Jenis
surat inilah yang menjadi titik utama dalam penelitian ini.
Jenis surat berdasarkan pembuatnya dapat diklasifikasikan
menjadi :
1). Surat pribadi
2). Surat resmi
Surat pribadi
adalah surat yang ditulis atas nama pribadi yang berisikan pesan yang bersifat
pribadi dan ditujukan kepada teman, saudara, atau instansi tertentu. Sedangkan surat resmi adalah surat yang
dibuat oleh suatu instansi, lembaga atau perusahaan tertentu yang ditujukan
kepada seseorang atau instansi lain.
Contoh-contoh surat resmi adalah surat dinas, surat niaga, surat sosial,
dan sejenisnya.
Jenis surat berdasarkan pesan surat
dapat dikategorikan sebagai berikut:
1. Surat
keluarga, yaitu surat yang berisi
masalah-masalah keluarga atau kekeluargaan.
Misalnya surat untuk orang tua, saudara, teman, dan sebagainya.
2. Surat
setengah resmi, yaitu surat yang dikirim oleh perseorangan kepada sebuah
lembaga. Misalnya surat lamaran
pekerjaan, surat permohonan cuti, surat pengunduran diri, dan lain-lain.
3. Surat
sosial, yaitu surat yang dibuat
lembaga sosial atau sebuah yayasan untuk perseorangan atau lembaga lain. Misalnya surat permohonan bantuan dana sosial
dan sejenisnya.
4. Surat
niaga, yaitu surat yang
dikeluarkan oleh perusahaan perniagaan.
Misalnya surat penagihan utang lelang, penawaran niaga, lelang barang,
atau pun surat pesanan barang.
5. Surat
dinas, yaitu surat yang
dikeluarkan sebuah instansi pemerintah atau organisasi lain yang berisi
permasalahan kepemerintahan. Contoh
surat dinas misalnya surat perintah, surat tugas, surat keputusan, dan
sebagainya.
6. Surat
pengantar, yaitu surat yang
berfungsi sebagai pengantar seseorang dari sebuah lembaga atau perseorangan
untuk memudahkan hubungan dengan pihak penerima surat.
Penggolongan surat menurut Bratawidjaya
dan Finoza
(1991) antara lain:
1.
Menurut kepentingan dan pengirimnya, surat dapat dikelompokkan sebagai berikut:
a. Surat pribadi, yaitu surat yang dikirimkan
seseorang kepada orang lain atau suatu organisasi/instansi.
b. Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang
digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan.
c. Surat niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan
oleh perusahan atau badan usaha.
d. Surat sosial, yaitu surat resmi yang digunakan
oleh organisasi kemasyarakatan yang bersifat nirlaba (nonprofit).
2.
Menurut isinya, surat dapat dikelompokkan menjadi surat pemberitahuan, surat keputusan,
surat perintah, surat permintaan, surat panggilan, surat peringatan, surat
perjanjian, surat laporan, surat pengantar, surat pennawaran, surat pemesanan,
surat undangan, dan surat lamaran pekerjaan.
3.
Menurut sifatnya, surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
a. Surat biasa, artinya isi surat dapat diketahui
oleh orang lain selain yang dituju.
b. Surat konfidensial (terbatas), maksudnya isi surat
hanya boleh diketahui oleh kalangan tertentu yang terkait saja.
c. Surat rahasia, yaitu surat yang isinya hanya boleh
diketahui oleh orang yang dituju.
4.
Berdasarkan banyaknya sasaran, surat dapat dikelompokkan menjadi surat biasa,
surat edaran, dan surat pengumuman.
5.
Berdasarkan tingkat kepentingan penyelesaiannya, surat terbagi atas surat biasa, surat kilat, dan
surat kilat khusus.
6.
Berdasarkan wujudnya, surat terbagi atas surat bersampul, kartu pos,
warkat pos, telegram, teleks atau faksimilie, serta memo dan nota.
7.
Berdasarkan ruang lingkup sasarannya, surat terbagi atas surat intern dan surat
ekstern.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar